Tips för ett lyckat distansmöte

Tips
Teknikstrul, dålig internetuppkoppling och taskigt ljud? Så lyckas du med ditt nästa distansmöte!

Just nu är det många företag och organisationer som fattar avgörande beslut för framtiden. Nuvarande situation kräver ofta att dessa beslut tas digitalt, vilket kan vara en utmaning. Teknikstrul, dålig internetuppkoppling och taskigt ljud kan lätt sätta käppar i hjulen. Svenska Nomader har samlat sina bästa tips för hur du lyckas med ditt nästa distansmöte. Bara att checka av!

1. Använd headset

Ljudet är avgörande för att distansmötet ska lyckas. Därför är det A och O att alla har någon typ av headset när man pratar. Antingen investerar du i ett dedikerat headset för onlinemöten, eller så använder du mobilens handsfree (fungerar för både mobil och dator).

2. Sätt på mute när du inte pratar

När alla sitter med mikrofoner och hörlurar hörs en nysning, slag på tangentbordet eller störande bakgrundsljud bättre än när man sitter i samma rum. Ha därför som rutin att stänga av din egen mikrofon när du inte pratar för att motverka störande bakgrundsljud.

3. Videomöten är att föredra

Så klart vill vi se varandra även när vi sitter på olika håll. Kroppsspråk, ögonkontakt och leenden. Videomöten känns ofta närmare och mer på riktigt än möten med enbart röst. Särskilt när vi är flera personer är det en fördel att se varandra så att alla verkligen är fokuserade på mötet. För den ovana kan videomöten dessutom kännas mer “som vanligt” och därför blir fler mer bekväma med att bidra.

4. Ha en tydlig agenda

När vi möts online är det ofta enklare att ha en tydlig agenda att följa för mötet så att alla är införstådda med syfte och flöde av samtalet. Det blir enklare att få ut mer av mötet när man skickat ut agendan till alla deltagare innan samtalet, så att alla är mer förberedda och också vet när under mötet det passar att ta upp olika punkter.

5. Avsätt extra tid för “teknikstrul”

En sak man snabbt lär sig när det kommer till distansmöten är att det ofta strular för någon. Ha därför som vana att räkna med ca 5 minuters teknikstrul i början av samtalet, så att alla verkligen hinner komma in i mötet innan agendan drar igång.

6. Låt alla som vill komma till tals

Alla är inte lika vana vid distansmöten, eller bekväma med att ta plats och leda ett samtal. Den som bjuder in till mötet kan därför med fördel ha en rutin där man frågar även dem som inte hörts så mycket under mötet kring deras tankar och åsikter på de ämnen som diskuteras.

7. Glöm inte den mer sociala kontakten – umgås online!

Även om ni inte ses fysiskt så ska ni inte underskatta värdet av att ha small talk på sidan av mötesagendan också. Börja med att fråga hur alla mår. Ha kanske med en punkt kring mer sociala frågor som om man varit med om något intressant nyligen eller har spännande planer inom en nära framtid. Glöm inte att umgås även när ni möts online!

8. Sikta på korta, effektiva möten

När vi sitter framför datorn och koncentrerat ser och pratar med varandra i olika fönster på skärmen är det lätt att snabbare bli trött än vid ett fysiskt möte. Ett bra tips är därför att ta lite kortare möten online än när man ses fysiskt.

9. Skicka ut en kort sammanfattning efter mötet

När vi gör saker online är det aldrig helt hundra att uppkopplingen räcker för alla under hela samtalet. Därför kan det vara en god vana att skicka ut korta mötesanteckningar till alla deltagare direkt efter mötet.

Bild på ett konferensrum i Kulturens hus Luleå. Infällt i bilden syns människor på konferens samt videoutrustning för onlinemöten.

Skippa allt strul – hyr vårt digitala mötesrum

Hos oss på Kulturens hus finns ett mötesrum som är utrustat med den senaste tekniken för videomöten. Skippa allt strul – ta med dig din dator och kom till ett uppkopplat rum. Där väntar våra mötesrådgivare som hjälper dig igång. Boka rummet per timme i vår digitala kalender – snabbt och enkelt! Om du vill ha mat, fika eller dryck levererad till mötet fixar vi det också.

Läs mer om konferensrummet

Källa: Svenska Nomader

Mer läsning inom kategorin Tips